第一章 总则

第一条 为了规范北京外国语大学信息系统项目建设过程，保证信息系统项目建设质量和进度，合理使用建设资金，根据国家教育部及国家工业和信息化部有关管理办法及标准，并结合学校实际情况，特制定本办法。

第二条 信息化办公室负责本办法的制定与更新工作，组织推动本办法的贯彻实施，对本办法的贯彻实施情况进行监督。

第三条 本办法中所指的北京外国语大学信息系统是指学校各部门利用学校人员、资金、设备等用于教育教学管理工作的各类计算机信息系统。

第二章 程序管理

第四条 信息化办公室作为学校信息化工作的主管部门，行使信息系统建设项目管理的职能，负责信息系统建设项目的立项审批、质量监控和结项验收等工作。

第五条 为了加强学校信息化建设项目的统一管理，统一信息标准，合理利用资源、避免重复开发和盲目建设，信息化项目建设程序依照《北京外国语大学信息系统建设流程》和本办法所作的规定执行。

第六条 项目申请：各部门根据信息系统建设要求，于每年10月提出业务需求和立项申请，申请书内容包括项目建设内容与计划、项目负责人（合作开发项目时指合作公司和学校双方的项目负责人，自建项目时仅指学校项目负责人）及主要成员、经费预算及来源等，申报项目主管部门。对于有专项规定的信息化建设项目，按照专项规定的办法实施。

第七条 立项审批：项目主管部门根据学校信息系统建设的总体规划，从立项意义、项目目标的明确性，项目内容的完整具体性、项目建设方案的可行性及项目预算的合理性五个方面组织专家对部门提交的业务需求和立项申请进行项目论证，并提出书面论证意见以及质量管理要求。论证通过后报信息化办公室，由信息化办公室审核同意后立项，重大项目须报校信息化领导小组批准后立项。

第八条 项目招标：项目立项后，依据项目具体情况决定是否组织招标。如需招标，由学校招标办公室组织公开招标，确认项目开发单位。如为自行开发的系统则无须招标。

第九条 合同签订：招标完成后，由立项部门与开发单位共同签订技术合同及其他相关合同。

第十条 项目启动：立项部门负责成立项目组，确定项目负责人。项目组负责按计划完成项目预定目标，定期向信息化办公室汇报项目建设情况，信息化办公室根据项目组的汇报提出建议和意见。

第十一条 系统设计与开发：项目组依据项目合同和合同附件进行需求调研、系统设计、开发与实施等工作。

第十二条 系统测试：由立项部门的业务管理人员、信息化办公室的技术人员、项目组的技术人员共同组成测试小组，负责对系统进行测试，形成测试报告。如有必要，信息化办公室在系统验收前负责组织第三方进行测试。

第十三条 项目实施与应用推广：立项部门负责信息系统的实施、应用与推广工作，具体包括数据整理与录入、用户培训、问题反馈与修改后的测试、系统功能的充分使用、应用培训和宣传推广等工作。信息化办公室提供必要的技术支持。

第十四条 项目验收：信息系统功能和性能达到项目合同规定的要求后，立项部门按照《北京外国语大学信息系统验收标准与流程》向信息化办公室提出验收申请，并按要求提交文档等交付物。信息化办公室根据交付物会同立项部门共同组织专家对系统进行验收。

第十五条 项目归档：立项部门将整理好的项目相关文档移交信息化办公室，由信息化办公室审核后统一交学校档案馆存档。

第十六条 项目评估：项目验收后一年内，由信息化办公室会同各有关部门和专家组成项目评估小组，对信息系统项目的技术指标、经济效益和社会效益进行评估。

第三章 质量管理

第十七条 项目质量管理是指在实现信息系统项目总目标的过程中，为满足信息系统项目总体质量要求所开展的有关监督管理活动。信息系统质量要从功能、性能、安全性、可靠性、易用性以及可扩展性等方面考察。

第十八条 信息系统质量保证与控制是指信息系统项目实施过程中对项目质量有重要影响的关键时段进行质量检查、分析及采取相应措施。质量控制关键时段包括项目招投标阶段、需求分析阶段、系统设计与开发阶段、系统实施阶段、系统验收阶段等项目主要阶段。

第十九条 项目负责人负责项目建设全过程的质量管理，根据合同细化的质量指标，将质量管理的任务分解给项目组成员，保证项目质量。

第二十条 信息系统质量管理的主要手段包括质量评审、第三方测试和质量抽查。

一、质量评审：在项目主要阶段成果接近完成时进行，由项目组会同信息化办公室共同组织评审。评审以项目前期形成的方案、文档及学校的相关标准和规范为依据，对该阶段形成的方案、技术文档及系统进行审查、确认等工作，并形成评审结论。评审结论中提出的处理要求提交项目组处理，处理结果由信息化办公室确认。

二、第三方测试：在项目验收前，由信息化办公室聘请专业的第三方测试机构进行测试。测试完成后形成测试报告，项目组根据测试报告中指出的问题对系统进行整改，信息化办公室负责对整改过程进行监督。

三、质量抽查：信息化办公室可在项目实施过程有可能发生质量问题的环节随时抽查信息系统项目的执行情况，抽查结论中提出的处理要求提交项目组处理，处理结果由信息化办公室确认。

第四章 进度管理

第二十一条 项目进度管理是为保证预定进度或者为调节可能出现的偏差，对项目各建设阶段的工作程序和持续时间进行规划、实施、检查和调整等一系列活动。对出现的偏差分析原因，采取补救措施或调整、修改原计划直至项目结项交付使用。

第二十二条 项目进度控制管理是一个周期性的循环过程，包括编制进度计划、实施进度计划、检查进度计划和调整进度计划四个阶段。

一、编制进度计划：项目合同签订后，甲乙双方应共同编制项目进度计划。信息系统项目进度计划确定了项目各子系统的实施顺序、开始和结束时间以及相互衔接关系。该计划是信息系统项目管理的核心指导文件，是进度控制的依据。

二、实施进度计划：项目组将项目进度计划具体化为实施作业计划和实施任务书。项目负责人负责将进度计划交给具体的项目组成员，确保每个成员都明确计划的目标、要点、风险。项目负责人和项目组所有成员都要提出保证进度计划实现的技术和组织措施。

三、检查进度计划：项目组应对信息系统项目的实际情况进行检查，并对计划进行实时调整和修正。进度检查的时间分两类：一类是日常检查，一类是定期检查。检查的内容包括：进度计划中工作的开始时间、完成时间、持续时间、逻辑关系、工作量等。项目组对进度计划的检查结果进行跟踪记录，作为进度计划控制的依据。

四、控制进度计划：项目组应分析信息系统项目进度计划的检查结果，对项目进度计划执行中发现的问题加以改进，直到实现预期的控制目标。如果项目确实不能按原计划执行时，项目组应提请信息化办公室对计划进行调整，调整后的计划作为进度计划控制的新依据。

第二十三条 项目负责人负责信息系统项目的进度管理工作，包括制定详细的、具体的进度计划，制定计划出现偏差后的应急措施，以及项目进度计划的实施。

第五章 变更与风险管理

第二十四条 变更是指信息系统项目实施过程中，由于项目环境或其他原因对项目的部分或全部功能、性能、技术指标、项目进度等方面做出的改变，包括需求、进度、费用、合同的变更等。风险是指项目建设中可能发生的对项目进度、质量、费用的负面影响、损害及危险。

第二十五条 项目组需要重视项目建设期间的任何变更，特别是系统的需求变更。要对变更的来源进行分类，对变更的必要性、合理性和可行性进行分析，要依据《北京外国语大学信息系统需求变更与功能拓展流程》规定的程序，申请变更批准后方可实施，要对变更可能引起的一系列后果进行确认。由于信息系统的特点，频繁的需求变更可能导致风险。项目负责人需要对变更所产生的负面影响进行预测并采取必要的应对措施，将风险降至最小。

第二十六条 信息系统项目变更控制必须遵循以下基本原则：

一、对变更申请快速响应。

二、任何变更都要得到用户方和开发方的共同确认。

三、明确界定项目变更的目标，防止变更范围的扩大。

四、加强变更风险及变更效果评估，减少变更对项目的影响。

第二十七 条变更委员会

一、组成：包括项目管理人员、技术人员和信息化办公室相关领导。

二、职责：评估变更请求，针对变更的目的、内容和影响范围进行评估与决策；批准变更请求，并安排变更实施负责人和相关协作人员，简单且影响小的变更（内部来源）可直接分配人员处理；拒绝变更请求，给出拒绝理由。

三、工作流程：变更委员会在项目计划阶段建立，其成员名单需记录在项目计划中。当变更发生时，由项目负责人提请变更委员会召开会议，并形成会议纪要录入项目配置库中，会议结果发送给相关部门和人员。

第二十七条 信息系统项目变更控制必须遵循以下工作程序：

一、项目的用户方与开发方均可以提出变更申请，变更申请以书面的形式提出，内容包括：变更的原因和依据，变更的内容及范围，变更引起项目成本和进度的变化。

二、项目组受理变更申请，并对变更申请进行初审，判断变更的合理性和必要性。

三、项目组将变更申请及初审结果提交变更委员会，变更委员会对变更申请进行复审，批准或拒绝变更申请。对于涉及较大范围的变更，应在事前发布变更通知并提醒用户做好数据的备份。

四、项目组对变更实施进行监控。变更实施完毕后，项目组负责更新相关文档，对变更效果进行分析和评估。

第六章 沟通与协调管理

第二十八条 信息系统项目沟通与协调管理是建立持续稳定的沟通渠道和协调机制，确定项目建设过程中参与项目的各方在何时以何种方式传递相关的信息。

第二十九条 项目沟通与协调会议：根据信息系统项目进展的不同阶段，项目组确定周例会参与人员，按时召开项目周例会，对项目进展进行总结，讨论项目遇到的困难和问题，布置下周工作，并形成会议纪要。当项目遇到涉及多个部门和其他项目组需要配合的问题时，项目组可组织召开项目协调会予以解决。

第三十条 项目沟通与协调报告：项目周报须对项目的工作、进度、质量进行总结，分析存在问题、风险，提出改进措施，由项目负责人签字确认，报信息化办公室。在项目关键节点，如：需求调研、系统设计、系统开发、系统试运行、系统验收等环节，项目组应采用书面形式向信息化办公室提交相关报告。

第七章 验收与评估管理

第三十一条 信息系统项目验收管理是系统正式运行前的独立而且必要的质量保证环节。通过系统专业的验收管理，验证信息系统是否符合设计要求，功能实现的正确性及运行安全可靠性；发现信息系统存在的潜在问题，最大限度地保证信息系统的质量。

第三十二条 信息系统项目验收必须以项目合同和合同附件、技术文档，以及相关标准为依据。对于定制开发的信息系统，项目组应按照《北京外国语大学信息系统验收标准与流程》中所规定的项目文档要求提交项目技术文档。

第三十三条 信息系统项目验收由项目组向信息化办公室提交书面验收申请报告，由项目负责人签字。简要说明申请验收项目的情况、应交付的文档，以及这些文档是否通过规定的评审要求、是否完成系统培训和知识转移。信息化办公室会同立项部门对信息系统的功能和性能进行审核，对提交的相关材料进行评议，提出验收意见。如项目未能通过验收，项目组根据处理意见继续完善项目，再次递交验收申请，直至通过项目验收。

第三十四条 信息系统项目验收后，需要明确系统维护人员及其具体职责。项目组必须按照合同或合同附件的要求，将系统备份和文档移交给立项部门和信息化办公室，由信息化办公室将系统备份和文档进行归档。同时项目组必须按照合同及合同附件的规定做好系统运行期间的技术支持工作。

第三十五条 信息系统评估是对系统运行一段时间以后的技术性能及经济效益等方面的评估，是信息系统建设工作的延伸。评估的目的是检查信息系统是否达到了预期的目标，技术性能是否达到了设计要求，系统的各种资源是否得到充分利用，经济效益是否理想，并提出信息系统的优点与不足，为系统的完善和扩展提供依据。

第三十六条 项目验收后一年内，由信息化办公室会同各有关部门，由具有丰富信息系统评估经验的专家组成项目评估小组，对系统进行评估。评估内容包括系统的功能和性能是否达到预期目标、系统的安全性和可靠性是否符合实际要求、系统的经济效益和管理效益是否实现、项目存在问题的原因及经验教训、系统运行中存在的主要问题和改进建议等。

第三十七条 对于信息系统项目评估效果较好，具有推广价值和创新突出的成果，可向相关单位或部门申请成果鉴定，并申报相关科技进步奖励。对实用性较强的信息系统项目，可申请专利或软件著作权。

第八章附则

第三十八条 本办法由信息化办公室负责解释。

第三十九条 本办法自发布之日起施行。